Dirigir una pequeña empresa suele ser como hacer malabarismos con antorchas encendidas. Entre la gestión de facturas, el seguimiento del inventario y la declaración de impuestos, es fácil quemarse con tareas administrativas que roban tiempo a los clientes. Pero, ¿y si tu software de contabilidad pudiera encargarse del trabajo pesado? En agosto de 2025, Xero, la plataforma de contabilidad en la nube utilizada por millones de microempresas de todo el mundo, anunció un conjunto de funciones mejoradas con IA, diseñadas para simplificar el cumplimiento y dar a los empresarios más control sobre el flujo de caja. Estas actualizaciones -que actualmente se están implantando en Sudáfrica y cuya disponibilidad mundial se espera para finales de este año- ofrecen automatización en la declaración de impuestos, el procesamiento de facturas, la conciliación bancaria, la gestión de inventarios y los flujos de trabajo móviles. Para los empresarios individuales y los propietarios de microempresas, los avances de Xero marcan una nueva era de productividad contable.
Las mayores noticias sobre IA de esta semana: Actualizaciones de Xero en impuestos y flujo de caja
El anuncio de Xero introduce varias funciones nuevas que aprovechan la IA y la automatización para reducir el trabajo manual. Estos son los aspectos más destacados:
- Gestión integrada de la consulta y declaración de impuestos. Xero Practice Manager conecta ahora directamente con el Servicio de Recaudación de Sudáfrica (SARS) a través de Gatekeeper. Los contables pueden preparar declaraciones provisionales y de IVA, mientras los clientes las revisan y aprueban con unos pocos toques. El sistema crea trabajos fiscales automáticamente e incluso envía los pagos al SARS tras su aprobación. Una nueva herramienta de impuestos provisionales prevé los ingresos utilizando datos de pérdidas y ganancias para rellenar previamente las declaraciones IRP6, reduciendo los cálculos manuales.
- Procesamiento de facturas basado en IA. Cuando se sube una factura a Xero, la IA extrae los detalles para crear un borrador de factura y resalta los duplicados, evitando el fraude y los pagos dobles. Una opción de vista rápida permite a los usuarios revisar y aprobar varias facturas a la vez, ahorrando tiempo durante las sesiones semanales de puesta al día.
- Conciliación bancaria más inteligente. La aplicación actualizada Xero Contabilidad incluye opciones de ordenación, búsqueda y filtrado, además de predicciones basadas en IA para hacer coincidir las transacciones con las facturas o las categorías de gastos. Estas sugerencias inteligentes ya están ahorrando a los usuarios móviles hasta un 80 % del tiempo que antes dedicaban a conciliar extractos.
- Desgloses de P&L mejorados. Los empresarios pueden hacer clic en las líneas de PyG para ver las transacciones subyacentes. Esta vista granular les ayuda a identificar anomalías y corregir errores sobre la marcha.
- Duplicación del inventario y conocimiento de las existencias. Los minoristas pueden duplicar artículos similares al introducir el inventario, mientras que las nuevas pantallas de facturación muestran las existencias disponibles para que los vendedores nunca vendan de más.
- Experiencia móvil. La renovada aplicación móvil de Xero pronto permitirá a los empresarios registrarse, crear facturas, modificarlas o anularlas y conciliar las líneas bancarias totalmente desde un smartphone. Las futuras versiones añadirán Tap to Pay para que las empresas puedan aceptar pagos con tarjeta desde el teléfono.
¿Por qué es importante? Según el director regional de Xero, Colin Timmis, las actualizaciones responden a la demanda de servicios móviles y herramientas digitales de cumplimiento. Al automatizar la presentación de impuestos y las tareas administrativas, Xero pretende liberar a los contables y propietarios de empresas para que se centren en la previsión y la estrategia.
Herramientas que puedes empezar a utilizar hoy mismo
No tienes que esperar al lanzamiento global para beneficiarte de las innovaciones de Xero. He aquí cómo los empresarios individuales pueden aprovechar estas funciones ahora y prepararse para lo que está por venir:
- Actualiza tu suscripción a Xero. Si vives en Sudáfrica o tienes previsto acceder a las nuevas herramientas a través del acceso anticipado, asegúrate de que utilizas la última versión de Xero. Ve a Configuración → Facturación para confirmar que tienes un plan que incluye el Gestor de consultas y las nuevas funciones de IA.
- Configura Xero Practice Manager. Para los contables y contables autónomos, la vinculación de Practice Manager con el SARS a través de Gatekeeper agiliza la declaración de los clientes. Utiliza la nueva herramienta de previsión fiscal provisional para estimar los ingresos a partir de los datos de P&L. Anima a los clientes a revisar y aprobar las declaraciones a través de la aplicación móvil.
- Automatiza el procesamiento de facturas. Empieza a cargar facturas de proveedores directamente en Xero. El sistema redactará la factura automáticamente, marcará los duplicados y te permitirá aprobar varias facturas en una sola vista. Ahorra tiempo escaneando recibos sobre la marcha con la aplicación móvil.
- Adopta la reconciliación inteligente. Al conciliar las transacciones bancarias, presta atención a las sugerencias de Xero basadas en IA. La plataforma utiliza datos históricos para predecir coincidencias; acepta las sugerencias cuando sean correctas y ajusta las categorías para entrenar el algoritmo para tus transacciones únicas. En el móvil, utiliza los filtros de ordenación y búsqueda para encontrar entradas específicas más rápidamente.
- Explora los desgloses de PyG y las herramientas de inventario. Utiliza la vista mejorada de PyG para investigar los márgenes de beneficio y detectar anomalías. Para las empresas basadas en productos, duplica los artículos comunes del inventario y comprueba los niveles de existencias directamente al crear facturas.
- Prepárate para una funcionalidad móvil completa. Para prepararte para Tap to Pay y completar la incorporación móvil, asegúrate de que los sistemas bancarios y de pago de tu empresa están conectados a Xero. Una vez puesto en marcha, podrás aceptar pagos con tarjeta y conciliar esas transacciones sobre la marcha.
Puede que requiera algo de configuración, pero una vez configurados, los flujos de trabajo basados en IA de Xero pueden ahorrar horas a las tareas administrativas semanales.
Qué significa esto para tu empresa
Las nuevas funciones de Xero no son meras campanas y silbatos, sino que tienen implicaciones tangibles para los empresarios individuales:
- Eficacia y ahorro de tiempo. Automatizar los trabajos fiscales, la entrada de facturas y la conciliación libera horas cada mes. Los contables pueden dedicar más tiempo a asesorar a los clientes, mientras que los fundadores pueden centrarse en el marketing y el desarrollo de productos. Reducir el trabajo manual
- Mejora de la gestión del flujo de caja. Las predicciones de IA ayudan a cuadrar las transacciones bancarias más rápidamente, mientras que los desgloses de pérdidas y ganancias ofrecen una visibilidad más profunda de los ingresos y gastos. Los niveles de inventario en tiempo real previenen la falta de existencias y evitan la inmovilización de capital en bienes de lento movimiento.
- Flexibilidad mobile-first. Los empresarios en movimiento pueden aprobar declaraciones de impuestos, enviar facturas, aceptar pagos con tarjeta y conciliar transacciones desde un smartphone. Esta agilidad garantiza que las tareas importantes no se retrasen porque estés lejos de un ordenador.
- Reducción del fraude y de los pagos duplicados. La IA destaca las facturas duplicadas y las transacciones sospechosas, lo que ayuda a evitar costosos errores y mejora las relaciones con los proveedores.
- Accesibilidad y escalabilidad. Como Xero está basado en la nube, no necesitas servidores ni soporte informático. A medida que tu empresa crece, el sistema se amplía fácilmente, permitiéndote añadir más usuarios, ubicaciones o integraciones sin tener que migrar los datos.
- Consideraciones regionales. Aunque el despliegue actual se centra en Sudáfrica, se espera que funciones similares lleguen pronto a otros países. Los autónomos deben seguir el blog de Xero y los avisos de actualización para mantenerse informados sobre la disponibilidad local y las normas de cumplimiento.
Por supuesto, la adopción de herramientas de IA también introduce consideraciones. Tendrás que presupuestar los costes de suscripción y asegurarte de que el personal recibe formación para utilizar las nuevas funciones. Las empresas que manejan datos sensibles deben verificar que la plataforma cumple la legislación local sobre privacidad y dispone de sólidas medidas de seguridad.
Para llevar
Para aprovechar al máximo las funciones de Xero basadas en IA, ten en cuenta estos pasos:
- Esta semana: Entra en Xero y explora las nuevas herramientas de desglose de PyG y procesamiento de facturas. Sube algunas facturas para probar el borrador AI y la detección de duplicados.
- A final de mes: Conecta Xero Practice Manager a SARS (si estás en Sudáfrica) o explora los requisitos previos de la autoridad fiscal de tu región. Configura los datos bancarios y mapea tu plan contable para obtener predicciones precisas de la IA.
- Próximo trimestre: Evalúa cuánto tiempo has ahorrado en la conciliación y la preparación de impuestos. Utiliza esas horas para planificación estratégica o marketing. Considera la posibilidad de migrar las listas de inventario a Xero para utilizar las funciones de duplicación y nivel de existencias.
- En curso: Mantente informado sobre las actualizaciones de productos a través del portal de innovación de Xero. A medida que aparezcan nuevas funciones, como Tap to Pay, intégralas en tus procesos para mantener la eficiencia.
En resumen
Durante años, la contabilidad en la nube ha prometido simplificar la teneduría de libros, pero muchos empresarios siguen pasándose noches clasificando recibos. Las últimas funciones de Xero mejoradas con IA dan un gran paso hacia una gestión financiera verdaderamente manos libres. Al automatizar la declaración de impuestos, la introducción de facturas, la conciliación bancaria y el seguimiento del inventario -y al permitir estas tareas desde el teléfono- Xero permite a los empresarios en solitario centrarse en lo que importa: crear relaciones y ofrecer grandes productos. Permanece atento a la expansión mundial, y no dudes en adoptar estas herramientas ahora para empezar a llevar una contabilidad más inteligente y eficiente.
