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Ein Solo-Unternehmen verliert Leads nicht, weil es die falsche Software gewählt hat. Es verliert sie, weil niemand notiert hat, wer angefragt hat, was die Person wollte und wann nachgefasst werden sollte. Jedes System, das diese drei Dinge löst, ist besser als das beste System, das Sie nie öffnen.
Trotzdem verhalten sich die drei realistischen Optionen für ein Ein-Personen-Unternehmen, also eine Tabelle, ein kostenloses CRM oder ein KI-Assistent, der auf einer der beiden aufsetzt, sehr unterschiedlich, sobald Sie mehr als ein paar Dutzend Leads haben. Dieser Vergleich zeigt, was jede Option gut kann, wo sie an ihre Grenzen stößt und welche zu Ihrer Phase passt.
Die drei Kandidaten im Überblick
- Tabelle: Google Sheets oder Excel mit einer Zeile pro Lead. Maximale Flexibilität, null Kosten, null Automatisierung, solange Sie keine einbauen.
- Kostenloses CRM: ein CRM (Customer-Relationship-Management-Tool, im Grunde eine Kontaktdatenbank rund um Aufträge und Nachfassaktionen) wie das kostenlose CRM von HubSpot. Struktur, Erinnerungen und E-Mail-Tracking sind bereits eingebaut.
- KI-Assistent als zusätzliche Ebene: ChatGPT, Claude, Gemini oder eine integrierte KI-Funktion, die Ihre Tabelle oder Ihr CRM liest, um zusammenzufassen, zu sortieren und Nachfass-Nachrichten zu entwerfen. Für sich allein kein verlässliches Ablagesystem, aber ein starker Helfer.
Der entscheidende Unterschied: Die ersten beiden sind Orte, an denen Ihre Lead-Informationen gespeichert sind. Die dritte Option ist ein Weg, schneller damit zu arbeiten. Einen KI-Chat als Lead-Datenbank zu benutzen, ist genau der Fehler, den Sie vermeiden sollten.
Option 1: Die Tabelle
Wo sie punktet
Eine Tabelle ist am schnellsten eingerichtet. Sechs Spalten reichen für die meisten Solo-Unternehmen: Name, Kontakt, Quelle, Anliegen, Status, nächstes Nachfassdatum. In zehn Minuten können Sie Ihre Leads erfassen, und Sie bestimmen jedes Feld selbst.
Tabellen sind außerdem klüger geworden. Google Sheets bietet in berechtigten Google Workspace- und Google-AI-Abos inzwischen eine KI-Funktion an, mit der Sie eine Formel schreiben können, die eine Zelle von der KI einordnen oder zusammenfassen lässt. Zum Beispiel können Sie jede Anfrage als „kaufbereit“, „vergleicht Preise“ oder „nur neugierig“ markieren lassen. Wir haben das in unserem Test der KI-Funktion von Google Sheets ausprobiert, und das Markieren von Leads gehörte zu den Aufgaben, die sie gut erledigt hat.
Wo sie an Grenzen stößt
- Keine Erinnerungen. Ein Nachfassdatum in einer Zelle bewirkt nichts, solange Sie nicht hinschauen.
- Kein Verlauf. Am Ende haben Sie eine „Notizen“-Spalte voller Daten und Satzfetzen, die drei Monate später niemand mehr versteht.
- E-Mails liegen woanders. Sie müssen trotzdem Ihr Postfach durchsuchen, um zu sehen, was Sie zuletzt geschrieben haben.
Am besten geeignet für: weniger als etwa 30 aktive Leads gleichzeitig oder ein Geschäft, in dem die meisten Verkäufe in einem einzigen Gespräch abgeschlossen werden.
Option 2: Das kostenlose CRM
Wo es punktet
Ein CRM behebt genau das, was Tabellen fehlt. Jeder Kontakt hat eine Zeitleiste mit E-Mails, Anrufen und Notizen. Sie bekommen Aufgaben und Erinnerungen, die sich tatsächlich bei Ihnen melden. Aufträge durchlaufen Phasen, die Sie selbst festlegen, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer auf ein Angebot wartet und wer sich nicht mehr meldet.
Die kostenlose Version von HubSpot ist der häufigste Einstieg, weil sie Kontakte, Aufträge, Aufgaben und E-Mail-Tracking ohne Kreditkarte abdeckt. Auch einige andere CRMs bieten kostenlose oder günstige Tarife für Selbstständige an. Wählen Sie eines, das sich mit dem E-Mail-Konto verbindet, das Sie bereits nutzen.
Wo es an Grenzen stößt
- Die Einrichtung dauert einen Nachmittag, nicht zehn Minuten. Sie müssen Phasen festlegen, Kontakte importieren und Ihr E-Mail-Konto verbinden.
- Der Druck zum Upgrade ist real. Kostenlose Versionen sind darauf ausgelegt, Ihnen Bezahlfunktionen zu zeigen. Legen Sie vorher fest, wofür Sie niemals zahlen werden.
- Disziplin braucht es trotzdem. Ein CRM, das niemand pflegt, ist nur eine teurere Tabelle.
Am besten geeignet für: alle mit 30 oder mehr aktiven Leads, einem Verkaufszyklus von mehr als einer Woche oder Dienstleistungen, bei denen Sie Angebote verschicken und auf Antwort warten.
Option 3: Ein KI-Assistent obendrauf
Wo er punktet
Hier sparen Solo-Selbstständige inzwischen die meiste Zeit. Ein KI-Assistent, der mit Ihrer Lead-Liste verbunden ist, kann:
- Jeden Lead zusammenfassen, der seit mehr als sieben Tagen nichts von Ihnen gehört hat.
- Für jeden eine kurze, persönliche Nachfass-Nachricht entwerfen, auf Grundlage Ihrer Notizen.
- Muster erkennen, etwa welche Quelle die Leads bringt, die tatsächlich kaufen.
- Unordentliche Einträge bereinigen, zum Beispiel uneinheitliche Telefonnummernformate oder doppelte Kontakte.
Connectoren machen das jeden Monat einfacher. Viele Assistenten können eine Google-Tabelle oder ein CRM inzwischen direkt über Standard-Connectoren lesen; unser Einsteigerleitfaden zu MCP erklärt, wie diese Verbindungen funktionieren. Workspace-Tools wie Notion haben Agenten direkt in die Datenbank selbst eingebaut, worüber wir in unserem Test der Notion Agents berichtet haben.
Wo er an Grenzen stößt
- Chats vergessen. Ein Gespräch ist keine Datenbank. Wenn Ihr einziger Nachweis über einen Lead in einem Chatverlauf steht, werden Sie ihn verlieren.
- Datenschutz verdient Aufmerksamkeit. Sie teilen Namen und Kontaktdaten Ihrer Kunden mit einem KI-Anbieter. Prüfen Sie die Dateneinstellungen Ihres Tarifs und lassen Sie alles Sensible weg.
- Entwürfe brauchen weiterhin Sie. Eine KI-Nachfass-Nachricht mit einem falschen Detail richtet mehr Schaden an als gar keine Nachricht.
Am besten geeignet für: alle, die bereits eine Tabelle oder ein CRM haben und weniger Zeit mit der wöchentlichen Durchsicht verbringen möchten.
Der direkte Vergleich bei dem, was zählt
- Einrichtungszeit: Tabelle 10 Minuten; kostenloses CRM 2 bis 4 Stunden; KI-Ebene 30 Minuten, sobald eine der beiden anderen existiert.
- Kosten: Tabelle kostenlos; kostenloses CRM kostenlos, bis Sie Bezahlfunktionen brauchen; KI-Ebene von kostenlos bis zum Preis eines bezahlten Assistenten-Abos, das Sie vielleicht schon haben.
- Erinnerungen: Tabelle standardmäßig keine; CRM eingebaut; KI-Ebene nur, wenn Sie danach fragen.
- Verlauf pro Kontakt: Tabelle schwach; CRM stark; KI-Ebene hängt ganz davon ab, was sie lesen kann.
- Aufwand für die wöchentliche Durchsicht: Tabelle hoch; CRM mittel; KI-Ebene gering.
Das Fazit: Wachsen Sie der Reihe nach hinein
Die richtige Antwort für die meisten Solo-Unternehmen ist nicht eine der drei Optionen. Sondern eine Abfolge.
- Beginnen Sie mit einer Tabelle, sobald die ersten Leads eintreffen. Sechs Spalten, nichts Ausgefallenes.
- Ergänzen Sie jeden Montag eine KI-Durchsicht. Bitten Sie Ihren Assistenten, überfällige Nachfassaktionen aufzulisten und Antworten auf Basis Ihrer Tabelle zu entwerfen. Allein das stopft die meisten Lecks.
- Wechseln Sie zu einem kostenlosen CRM, wenn Sie etwa 30 aktive Leads überschreiten oder merken, dass Sie eine notierte Nachfassaktion verpasst haben. Importieren Sie die Tabelle; das ist in einer Stunde erledigt.
- Behalten Sie die KI-Ebene über dem CRM für Zusammenfassungen und Entwürfe. Wenn Sie Auslöser möchten, zum Beispiel dass ein neuer Formulareintrag automatisch einen Kontakt anlegt, finden Sie in unserem Vergleich von Zapier, Make und n8n, was jeder Automatisierungsschritt kostet.
Überspringen Sie keine Stufe. Ein CRM, das für 12 Leads eingerichtet wird, wird zur Beschäftigungstherapie; eine Tabelle, die auf 80 Leads ausgedehnt wird, wird zum Risiko. Passen Sie das Tool an die Menge an und lassen Sie die KI dazwischen das Lesen und Entwerfen übernehmen.
Wo liegen Ihre Leads gerade: im Postfach, in einer Tabelle oder im CRM? Erzählen Sie uns in den Kommentaren von Ihrem System.
