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Une entreprise solo ne perd pas de prospects parce qu’elle a choisi le mauvais logiciel. Elle en perd parce que personne n’a noté qui a demandé quoi, ce que la personne voulait, et quand la relancer. N’importe quel système qui règle ces trois points vaut mieux que le meilleur système que vous n’ouvrez jamais.
Cela dit, les trois options réalistes pour une entreprise d’une seule personne, un tableur, un CRM gratuit ou un assistant IA placé par-dessus l’un des deux, se comportent très différemment dès que vous dépassez deux ou trois douzaines de prospects. Ce comparatif présente les points forts de chacune, ses limites, et celle qui correspond à votre stade.
Les trois candidats en un coup d’œil
- Tableur : Google Sheets ou Excel, avec une ligne par prospect. Souplesse maximale, coût nul, aucune automatisation à moins de l’ajouter vous-même.
- CRM gratuit : un CRM (outil de gestion de la relation client, en gros une base de contacts organisée autour des affaires et des relances), comme le CRM gratuit de HubSpot. Structure, rappels et suivi des e-mails intégrés.
- Assistant IA par-dessus : ChatGPT, Claude, Gemini ou une fonction d’IA intégrée qui lit votre tableur ou votre CRM pour résumer, trier et rédiger des relances. Ce n’est pas une base de référence à lui seul, mais un assistant très efficace.
La distinction essentielle : les deux premiers sont des endroits où les informations sur vos prospects sont stockées. Le troisième est un moyen de travailler plus vite avec ces informations. Utiliser une conversation avec une IA comme base de données de prospects, c’est l’erreur à éviter.
Option 1 : le tableur
Ses points forts
Un tableur est ce qu’il y a de plus rapide à mettre en place. Six colonnes suffisent à la plupart des entreprises solo : nom, coordonnées, source, besoin, statut, date de la prochaine relance. Vous pouvez suivre vos prospects en dix minutes, et vous maîtrisez chaque champ.
Les tableurs sont aussi devenus plus intelligents. Google Sheets propose désormais une fonction IA sur les forfaits Google Workspace et Google AI éligibles : vous écrivez une formule qui demande à l’IA de classer ou de résumer une cellule. Vous pouvez par exemple lui faire étiqueter chaque demande comme « prêt à acheter », « compare les prix » ou « simple curiosité ». Nous l’avons testée dans notre test de la fonction IA de Google Sheets, et l’étiquetage des prospects faisait partie des tâches qu’elle gérait bien.
Ses limites
- Aucun rappel. Une date de relance dans une cellule ne sert à rien si vous ne la regardez pas.
- Aucun historique. Vous finissez avec une colonne « notes » pleine de dates et de bribes que personne ne peut relire trois mois plus tard.
- Les e-mails sont ailleurs. Vous devez toujours fouiller votre boîte de réception pour retrouver ce que vous avez dit en dernier.
Idéal pour : moins d’environ 30 prospects actifs à la fois, ou une activité où la plupart des ventes se concluent en une seule conversation.
Option 2 : le CRM gratuit
Ses points forts
Un CRM corrige exactement ce qui manque aux tableurs. Chaque contact dispose d’une chronologie des e-mails, des appels et des notes. Vous avez des tâches et des rappels qui vous alertent vraiment. Les affaires passent par des étapes que vous définissez, ce qui vous permet de voir d’un coup d’œil qui attend une proposition et qui ne donne plus de nouvelles.
La version gratuite de HubSpot est le point de départ le plus courant, car elle couvre les contacts, les affaires, les tâches et le suivi des e-mails sans carte bancaire. Plusieurs autres CRM proposent aussi des formules solo gratuites ou peu chères. Choisissez-en un qui se connecte à la messagerie que vous utilisez déjà.
Ses limites
- La mise en place prend un après-midi, pas dix minutes. Vous devez définir les étapes, importer les contacts et connecter votre messagerie.
- La pression commerciale est réelle. Les versions gratuites sont conçues pour vous montrer les fonctions payantes. Décidez à l’avance de ce pour quoi vous ne paierez jamais.
- La discipline reste indispensable. Un CRM que personne ne met à jour n’est qu’un tableur plus coûteux.
Idéal pour : toute personne qui a 30 prospects actifs ou plus, un cycle de vente de plus d’une semaine, ou des prestations où l’on envoie une proposition puis on attend.
Option 3 : un assistant IA par-dessus
Ses points forts
C’est là que les entrepreneurs solo gagnent aujourd’hui le plus de temps. Un assistant IA connecté à votre liste de prospects peut :
- Résumer tous les prospects qui n’ont pas eu de vos nouvelles depuis plus de sept jours.
- Rédiger pour chacun une relance courte et personnelle, à partir des notes que vous avez prises.
- Repérer des tendances, par exemple quelle source amène les prospects qui achètent vraiment.
- Nettoyer les entrées désordonnées, comme des formats de téléphone incohérents ou des contacts en double.
Les connecteurs rendent cela plus simple chaque mois. De nombreux assistants peuvent désormais lire directement une feuille Google Sheets ou un CRM grâce à des connecteurs standard ; notre guide du MCP pour débutants explique comment fonctionne cette tuyauterie. Des outils d’espace de travail comme Notion ont intégré des agents directement dans la base de données, ce que nous avons présenté dans notre test des agents Notion.
Ses limites
- Les conversations oublient. Une conversation n’est pas une base de données. Si la seule trace d’un prospect se trouve dans un fil de discussion, vous la perdrez.
- La confidentialité mérite réflexion. Vous partagez les noms et coordonnées de vos clients avec un fournisseur d’IA. Vérifiez les paramètres de données de votre forfait et laissez de côté tout ce qui est sensible.
- Les brouillons ont toujours besoin de vous. Une relance rédigée par l’IA qui se trompe sur un détail fait plus de dégâts que pas de relance du tout.
Idéal pour : toute personne qui a déjà un tableur ou un CRM et veut passer moins de temps sur le point hebdomadaire.
Face à face sur ce qui compte
- Temps de mise en place : tableur 10 minutes ; CRM gratuit 2 à 4 heures ; couche IA 30 minutes une fois les deux premiers en place.
- Coût : tableur gratuit ; CRM gratuit tant que vous n’avez pas besoin des fonctions payantes ; couche IA de gratuite au prix d’un forfait d’assistant payant que vous avez peut-être déjà.
- Rappels : tableur aucun par défaut ; CRM intégrés ; couche IA seulement quand vous le demandez.
- Historique par contact : tableur faible ; CRM solide ; couche IA dépend entièrement de ce qu’elle peut lire.
- Effort du point hebdomadaire : tableur élevé ; CRM moyen ; couche IA faible.
Le verdict : passez par les trois, dans l’ordre
Pour la plupart des entreprises solo, la bonne réponse n’est pas l’une des trois options. C’est une progression.
- Commencez par un tableur dès vos premiers prospects. Six colonnes, rien de compliqué.
- Ajoutez un point IA chaque lundi. Demandez à votre assistant de lister les relances en retard et de rédiger des réponses à partir de votre tableur. Cela suffit à colmater la plupart des fuites.
- Passez à un CRM gratuit quand vous dépassez environ 30 prospects actifs ou que vous vous surprenez à oublier une relance que vous aviez pourtant notée. Importez le tableur ; c’est l’affaire d’une heure.
- Gardez la couche IA par-dessus le CRM pour les résumés et les brouillons. Si vous voulez des déclencheurs, par exemple qu’une nouvelle réponse à un formulaire crée automatiquement un contact, consultez notre comparatif Zapier, Make et n8n pour connaître le coût de chaque étape d’automatisation.
Ne brûlez pas les étapes. Un CRM configuré pour 12 prospects devient une corvée ; un tableur étiré jusqu’à 80 prospects devient un risque. Adaptez l’outil au volume, et laissez l’IA s’occuper de la lecture et des brouillons entre les deux.
Où vivent vos prospects en ce moment : dans votre boîte de réception, dans un tableur ou dans un CRM ? Partagez votre organisation en commentaire.
