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Musst du wirklich für Automatisierungssoftware bezahlen, oder reicht für ein Ein-Personen-Unternehmen der kostenlose Tarif? Jeder Vergleich von Zapier, Make und n8n scheint mit „kommt drauf an“ zu enden. Das stimmt, hilft aber wenig. Dieser Vergleich endet mit einer Empfehlung für jeden Typ von Selbstständigen, nachdem wir die Versprechen jeder Plattform daran gemessen haben, wie kleine Unternehmen sie tatsächlich nutzen.
Zuerst ein paar kurze Begriffe. Alle drei Tools verbinden Apps, die von Haus aus nicht miteinander kommunizieren. Wenn in einer App etwas passiert (ein Formular wird abgeschickt, eine Rechnung wird bezahlt), lösen sie in einer anderen App etwas aus (eine Zeile in einer Tabelle anlegen, eine Willkommens-E-Mail senden). Jede dieser Ketten heißt Workflow, bei Zapier „Zap“ und bei Make „Szenario“.
Die schnelle Antwort
- Zapier, wenn du die einfachste Einrichtung und die größte Auswahl an verbundenen Apps willst und weniger als ein paar Hundert Aktionen im Monat ausführst.
- Make, wenn du für jeden Dollar möglichst viel Automatisierung willst und dich ein visueller Editor mit etwas Einarbeitungszeit nicht abschreckt.
- n8n, wenn du mit technischer Einrichtung gut klarkommst, deine Daten auf dem eigenen Rechner behalten willst oder mit hohem Volumen rechnest.
Jetzt die Begründung, denn die Marketingseiten lassen genau die Teile weg, auf die es ankommt.
Wie jedes Tool deine Nutzung zählt (hier unterscheiden sich die Rechnungen)
Der wichtigste Unterschied liegt nicht in den Funktionen. Er liegt darin, wie jede Plattform misst, was du nutzt, denn das entscheidet darüber, was du bezahlst.
- Zapier zählt Tasks. Jede erfolgreiche Aktion in einem Workflow ist ein Task. Der Trigger ist kostenlos, aber ein Zap mit fünf Schritten verbraucht bei einem Durchlauf ungefähr vier oder fünf Tasks.
- Make zählt Operationen. Jedes Modul, das Daten verarbeitet, ist eine Operation. Die Rechnung ähnelt also der von Zapier, aber das Kontingent pro Dollar ist deutlich größer.
- n8n zählt Ausführungen. Ein kompletter Durchlauf eines Workflows ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat.
Bei einer einfachen Automatisierung mit zwei Schritten fallen diese Unterschiede kaum ins Gewicht. Bei einem Workflow mit zehn Schritten, der bei jeder neuen Anfrage eines Interessenten läuft, können sie den Unterschied zwischen einem kostenlosen Tarif und einer monatlichen Rechnung ausmachen.
Kostenlose Tarife im Härtetest
Das bieten die kostenlosen Tarife zum Zeitpunkt dieses Artikels. Prüfe es immer auf den offiziellen Seiten, denn die Preise für Automatisierung ändern sich oft.
- Zapier kostenlos: rund 100 Tasks im Monat und einfache Zaps mit zwei Schritten, laut der Preisseite von Zapier. Genug, um eine Idee zu testen. Nicht genug, um einen Geschäftsprozess zu betreiben.
- Make kostenlos: rund 1.000 Operationen im Monat mit einer begrenzten Zahl aktiver Szenarien, laut der Preisseite von Make. Der großzügigste gehostete Gratis-Tarif der drei.
- n8n: Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos und ohne Ausführungslimit, aber du betreibst sie selbst, auf deinem Laptop oder einem kleinen gemieteten Server. Die verwaltete Cloud-Version ist nach einer Testphase kostenpflichtig, laut der Preisseite von n8n.
Die skeptische Lesart: „Kostenlos und unbegrenzt“ ist n8n nur, wenn deine Zeit nichts kostet. Hosting einrichten, es aktuell halten und reparieren, wenn etwas kaputtgeht, ist echte Arbeit. Wenn eine Stunde deiner Zeit $75 wert ist, kostet ein Wochenende Server-Bastelei mehr als ein Jahr Make.
Bezahltarife in klaren Zahlen
Externe Quellen nennen je nach Abrechnungszeitraum und Region leicht abweichende Zahlen, aber das Bild ist einheitlich. Die Einstiegstarife liegen bei etwa $20 bis $30 im Monat für Zapier mit einigen Hundert Tasks, rund $10 im Monat für Make mit etwa 10.000 Operationen und ungefähr $20 bis $25 im Monat für n8n Cloud mit einigen Tausend Ausführungen.
Bei moderater Nutzung gewinnt Make beim Preis mit großem Abstand. Zapier lässt sich die Einfachheit extra bezahlen. n8n Cloud ist konkurrenzfähig, wenn deine Workflows lang sind, denn auch ein langer Durchlauf zählt nur als eine Ausführung.
Bedienbarkeit, ehrlich bewertet
Zapier ist am einfachsten für den Einstieg. Du beschreibst einen Workflow in normaler Sprache, der KI-Builder entwirft die Schritte, und die Oberfläche liest sich wie eine Checkliste. Die meisten Inhaber ohne technischen Hintergrund bauen ihren ersten Zap in weniger als 20 Minuten.
Make arbeitet mit einer visuellen Arbeitsfläche aus verbundenen Blasen. Für verzweigte Logik (wenn dies, dann das, sonst etwas anderes) ist es leistungsfähiger, aber rechne mit einem Abend Einarbeitung, bis es klick macht.
n8n sieht ähnlich aus wie Make, setzt aber mehr technische Sicherheit voraus. Die Fehlermeldungen klingen nach Entwicklerwelt, und die besten Funktionen belohnen alle, die ein bisschen Code lesen können.
Der KI-Trumpf, den alle drei ausspielen
Jede Plattform verkauft inzwischen „KI-Agenten“, die selbst entscheiden, was zu tun ist, statt festen Schritten zu folgen. Alle drei können außerdem mitten in einem Workflow KI-Modelle aufrufen, um eine E-Mail zusammenzufassen, einen Interessenten einzuordnen oder eine Antwort zu entwerfen. Zapier und n8n unterstützen zudem MCP, den Standard, mit dem Assistenten wie ChatGPT und Claude deine Automatisierungen als Werkzeuge nutzen können. Mehr dazu in unserem MCP-Leitfaden für Einsteiger.
Sei bei deinen ersten Automatisierungen skeptisch gegenüber Agenten-Funktionen. Ein fester Workflow, der jedes Mal dieselben fünf Schritte ausführt, ist leichter zu durchschauen und zu debuggen. Füge KI-Entscheidungen erst hinzu, wenn die langweilige Version läuft, und gib jedem Agenten nur eine eng umrissene Aufgabe, wie wir in unserem Beitrag über ständig aktive KI-Agenten argumentiert haben.
Drei Selbstständige, drei verschiedene Antworten
Die Beraterin, die ihre Gesprächsnotizen automatisch ablegen lassen will
Ein einziger Workflow: Das Meeting endet, die Notizen landen in einem Dokument, eine Folgeaufgabe erscheint. Wenig Volumen, viele App-Verbindungen. Nimm Zapier, und lies für die inhaltliche Seite unsere Anleitung, wie du Kundengespräche in Follow-up-E-Mails und Aufgaben verwandelst.
Der Onlinehändler, der Bestellungen, Lagerbestand und E-Mails synchronisiert
Viele Durchläufe am Tag, jeder mit mehreren Schritten. Die Task-Zahl bei Zapier würde schnell in die Höhe schießen. Nimm Make und investiere einen Abend, um die Arbeitsfläche kennenzulernen.
Der technikaffine Freelancer, der mit Kundendaten arbeitet
Fühlt sich im Terminal zu Hause, arbeitet mit vertraulichen Dateien und will, dass nichts über Dritte läuft. Nimm selbst gehostetes n8n, am besten zusammen mit einem privaten KI-Modell, das auf deinem eigenen Laptop läuft.
Bevor du dich entscheidest, schreib den Workflow auf Papier
Der häufigste Fehler ist nicht die Wahl des falschen Tools. Er besteht darin, einen Prozess zu automatisieren, den du noch nie zweimal auf die gleiche Weise erledigt hast. Schreib die Schritte auf Papier, erledige sie eine Woche lang von Hand und baue erst dann. Egal, für welche Plattform du dich entscheidest: Starte mit dem kostenlosen Tarif, baue einen Workflow, der dir mindestens eine Stunde pro Woche spart, und steige erst auf, wenn du an eine echte Grenze stößt.
Welche wiederkehrende Aufgabe würdest du als Erstes abgeben?
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- Was ist MCP? Ein Einsteiger-Leitfaden, damit ChatGPT und Claude in deinen anderen Apps arbeiten können
- So machst du aus jedem Kundengespräch eine Follow-up-E-Mail und eine Aufgabenliste mit einem KI-Notizassistenten
- KI-Rezeption vs. Mailbox vs. Telefonservice: Was passt zu einem Ein-Personen-Unternehmen?
