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Google Sheets a désormais une formule qui réfléchit. Tapez =AI() dans une cellule, écrivez une consigne en langage courant, indiquez quelques cellules, et Gemini remplit la réponse : un résumé, une catégorie, une étiquette de sentiment, un brouillon d’e-mail, voire une information tirée de la recherche Google. Pour un indépendant qui vit dans ses tableurs, c’est la fonction d’IA la plus pratique que Google ait lancée depuis longtemps, et aussi l’une des plus faciles à mal utiliser.
Ce test passe en revue ce que fait la fonction IA, à qui elle s’adresse, cinq vraies tâches qu’elle gère bien, ses points faibles et son coût.
Ce qu’est vraiment la fonction IA
D’après la page d’aide de Google, la syntaxe est simple : =AI(“requête”, [plage facultative]). Vous pouvez aussi taper =Gemini(), qui fait la même chose. La requête est votre consigne. La plage, ce sont les cellules que vous voulez lui faire lire.
Google cite cinq usages prévus :
- Générer du texte adapté à chaque ligne, comme une réponse ou un slogan.
- Résumer de longues notes ou de longs commentaires en une ligne.
- Classer des entrées dans des groupes que vous définissez.
- Analyser le sentiment, c’est-à-dire étiqueter un texte comme positif, négatif ou neutre.
- Récupérer des informations en temps réel depuis la recherche Google, avec un lien Sources à vérifier.
Un détail en surprend plus d’un : la formule ne s’exécute pas toute seule. Vous sélectionnez les cellules et cliquez sur Générer et insérer. Le résultat est écrit dans la cellule, et la modification vous est attribuée dans l’historique des versions. C’est un bon choix de conception. Rien ne change dans votre dos.
Si vos données sont dans un tableau, l’option Insérer une colonne IA place la formule dans la première ligne pour que vous remplissiez le reste de la colonne d’un coup.
Pour qui c’est intéressant
La fonction IA vise directement ceux qui gèrent déjà leur activité dans Sheets : listes de clients, journaux de commandes, résultats d’enquêtes, avis exportés, suivi de prospects. Si c’est votre cas, elle supprime toute une catégorie de copier-coller entre votre tableur et un chatbot.
Si vos données vivent dans un logiciel de comptabilité ou un CRM (un outil de gestion de la relation client, qui suit vos clients et vos affaires), vous en tirerez moins, sauf à exporter d’abord vers Sheets. Et si vous n’avez jamais utilisé de formule, commencez par une feuille d’essai de dix lignes avant de l’appliquer à quelque chose d’important.
Cinq tâches qu’elle gère bien pour une entreprise individuelle
1. Trier un export de messagerie en désordre
Collez les e-mails clients dans la colonne C et reprenez le modèle d’exemple de Google : =AI(“Classe la demande du client comme un compliment, une demande d’échange ou une demande de retour.”, C2). Remplacez par vos propres catégories, par exemple « demande de devis, réclamation, prise de rendez-vous, spam ». Vous pouvez alors filtrer par type et répondre d’abord aux e-mails qui rapportent.
2. Lire les avis en un coup d’œil
Exportez vos avis Google ou Etsy dans une feuille et ajoutez une colonne de sentiment. Ajoutez ensuite une seconde colonne : =AI(“En moins de 12 mots, qu’est-ce que ce client a précisément aimé ou pas aimé ?”, B2). Cinquante avis deviennent une liste lisible de ce qu’il faut garder et de ce qu’il faut corriger.
3. Rédiger des relances personnalisées en série
Parmi les exemples de Google figure une formule pensée pour un service de garde d’animaux, qui résume pour le maître le dernier séjour de son animal. La même idée fonctionne pour n’importe quel service. Avec le nom du client, la prestation et les notes dans les colonnes A à C, essayez =AI(“Écris un message de remerciement de deux phrases pour ce client qui mentionne la prestation et un détail des notes.”, A2:C2). Vous envoyez toujours chaque message vous-même, mais vous partez d’un brouillon et non d’une page blanche.
4. Nettoyer une liste de prospects
Les prospects arrivent avec des intitulés comme « gérant/pdg/fondateur mdr » ou « Resp Mktg ». Une colonne avec =AI(“Réécris cet intitulé de poste avec des majuscules standard, en moins de quatre mots.”, D2) remet de l’ordre pour que votre publipostage n’ait pas l’air bâclé.
5. Compléter des informations publiques, avec prudence
Comme la fonction peut interroger la recherche Google, elle peut trouver la ville d’un fournisseur ou la capacité d’une salle. Ouvrez toujours le lien Sources avant de faire confiance à une réponse issue du web. Nous expliquons pourquoi dans notre guide débutant sur les hallucinations de l’IA, ces réponses que l’IA affirme avec assurance alors qu’elle les a inventées.
Les limites que Google détaille
La page d’aide de Google est étonnamment franche sur ce que la fonction ne sait pas faire, et voici les limites qui comptent le plus pour une petite entreprise :
- Elle ne voit que ce que vous lui donnez. Elle ne peut pas lire tout votre tableur ni d’autres fichiers Drive. Sans plage, elle se base uniquement sur la requête.
- Seules les 350 premières cellules IA sélectionnées sont générées à la fois. Les listes plus longues se traitent par lots.
- Il existe des limites quotidiennes. Si vous atteignez la limite à long terme, il faut attendre environ 24 heures.
- Pas d’annulation. Vous pouvez régénérer, mais pas revenir à l’ancienne réponse, alors copiez ce que vous voulez garder.
- Elle ne peut pas être imbriquée dans d’autres formules. Un SI qui englobe un appel à l’IA, par exemple, n’est pas pris en charge.
- Les données modifiées ne se mettent pas toujours à jour. Si une requête lit des cellules qui changent ensuite, vous devrez peut-être cliquer vous-même sur Actualiser et insérer.
La leçon pratique : considérez les colonnes IA comme un premier jet, pas comme une réponse définitive. Vérifiez dix lignes avant d’agir sur mille.
Combien ça coûte
La fonction nécessite un forfait Google Workspace éligible avec Gemini, ou un forfait Google AI. Google la propose aussi à certains comptes via son programme de test Google Workspace Experiments. Les forfaits et les limites d’IA incluses changent souvent, alors vérifiez votre console d’administration ou votre page Google One plutôt que de vous fier à un chiffre lu sur un blog, y compris le nôtre. Si vous payez déjà Workspace pour votre messagerie professionnelle, il y a de bonnes chances que vous y ayez accès sans surcoût.
Si vous vous demandez s’il vaut la peine de changer de forfait pour l’IA, notre guide sur les crédits et limites d’usage de l’IA explique comment les budgéter.
Comparée aux alternatives
Vous pourriez faire les cinq tâches ci-dessus en copiant des lignes dans ChatGPT ou Claude. La différence, c’est la friction. La fonction IA garde la réponse à côté des données, sur la même ligne, prête à trier et à filtrer. Pour une question ponctuelle, un chatbot suffit. Pour une tâche hebdomadaire sur des dizaines de lignes, la colonne l’emporte.
Pour les tâches qui doivent tourner toutes seules, comme étiqueter chaque nouveau formulaire dès son arrivée, une formule de tableur n’est pas le bon outil. C’est le terrain des plateformes d’automatisation, que nous comparons dans notre duel Zapier, Make et n8n.
Le verdict
Si votre activité tourne sur Google Sheets et que vous payez déjà Workspace, activez-la dès aujourd’hui. Commencez par le sentiment des avis ou le tri des e-mails, car les deux sont peu risqués et rentables en quelques minutes. Gardez un œil humain sur tout ce qui part vers un client, et ne laissez jamais une cellule issue du web entrer dans un devis ou une facture sans avoir ouvert sa source.
Que mettriez-vous dans votre première colonne IA ? Partagez votre requête en commentaire.
