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Google Sheets ora ha una formula che ragiona. Scrivi =AI() in una cella, formula un’istruzione in italiano semplice, indicale qualche cella e Gemini compila la risposta: un riassunto, una categoria, un’etichetta di sentiment, la bozza di un’email, perfino un dato preso dalla Ricerca Google. Per chi lavora da solo e vive dentro i fogli di calcolo, è la funzione di IA più pratica che Google abbia rilasciato da un po’ di tempo, e anche una delle più facili da usare male.
Questa recensione spiega cosa fa la funzione IA, a chi serve, cinque lavori reali che svolge bene, dove si inceppa e quanto costa.
Cos’è davvero la funzione IA
Secondo la pagina di assistenza di Google, la sintassi è semplice: =AI(“prompt”, [intervallo facoltativo]). Puoi anche scrivere =Gemini(), che fa la stessa cosa. Il prompt è la tua istruzione. L’intervallo sono le celle che vuoi far leggere.
Google elenca cinque usi per cui è pensata:
- Generare testo su misura per la riga, come una risposta o uno slogan.
- Riassumere note o feedback lunghi in una riga.
- Categorizzare le voci in gruppi che definisci tu.
- Analisi del sentiment, cioè etichettare un testo come positivo, negativo o neutro.
- Recuperare informazioni in tempo reale dalla Ricerca Google, con un link Fonti da controllare.
Un dettaglio che sorprende molti: la formula non parte da sola. Selezioni le celle e fai clic su Genera e inserisci. Il risultato viene scritto nella cella e la modifica ti viene attribuita nella cronologia delle versioni. È una buona scelta di design. Niente cambia alle tue spalle.
Se i tuoi dati sono in una tabella, c’è anche l’opzione Inserisci colonna IA, che imposta la formula nella prima riga così puoi riempire il resto della colonna in un colpo.
A chi interessa
La funzione IA è pensata per chi gestisce già l’attività in Sheets: elenchi clienti, registri degli ordini, risultati di sondaggi, recensioni esportate, tracciamento dei contatti. Se è il tuo caso, elimina un’intera categoria di copia e incolla tra il foglio di calcolo e un chatbot.
Se i tuoi dati stanno in un software di contabilità o in un CRM (il gestionale delle relazioni con i clienti, che tiene traccia di clienti e trattative), ne ricaverai meno, a meno di esportare prima in Sheets. E se non hai mai usato una formula in vita tua, comincia con un foglio di prova di dieci righe prima di applicarla a qualcosa di importante.
Cinque lavori che fa bene per un’attività individuale
1. Mettere ordine in un’esportazione disordinata della posta
Incolla le email dei clienti nella colonna C e usa lo schema d’esempio di Google: =AI(“Classifica la richiesta del cliente come complimento, richiesta di cambio o richiesta di reso.”, C2). Sostituisci le categorie con le tue, per esempio “richiesta di preventivo, reclamo, appuntamento, spam”. Ora puoi filtrare per tipo e rispondere prima alle email che portano soldi.
2. Leggere le recensioni a colpo d’occhio
Esporta le tue recensioni di Google o Etsy in un foglio e aggiungi una colonna di sentiment. Poi aggiungi una seconda colonna: =AI(“In meno di 12 parole, cosa è piaciuto o non è piaciuto in particolare a questo cliente?”, B2). Cinquanta recensioni diventano un elenco leggibile di cosa continuare a fare e cosa sistemare.
3. Preparare follow-up personali in blocco
Tra gli esempi di Google ce n’è uno scritto per un’attività di pet sitting che riassume per il proprietario l’ultimo soggiorno del suo animale. La stessa idea funziona per qualsiasi servizio. Con nome del cliente, servizio e note nelle colonne da A a C, prova =AI(“Scrivi un messaggio di ringraziamento di due frasi per questo cliente che citi il servizio e un dettaglio dalle note.”, A2:C2). Continui a inviare ogni messaggio tu, ma parti da una bozza invece che da una pagina bianca.
4. Ripulire un elenco di contatti
I contatti arrivano con qualifiche come “titolare/ceo/fondatore lol” e “Resp Mktg”. Una colonna con =AI(“Riscrivi questa qualifica con le maiuscole standard, in meno di quattro parole.”, D2) le sistema, così la tua stampa unione non sembra trascurata.
5. Completare dati pubblici, con prudenza
Dato che la funzione può accedere alla Ricerca Google, può trovare cose come la città di un fornitore o la capienza di una sala. Apri sempre il link Fonti prima di fidarti di una risposta presa dal web. Spieghiamo perché nella nostra guida per principianti alle allucinazioni dell’IA, cioè risposte che l’IA presenta con sicurezza ma che si è inventata.
I limiti che Google mette nero su bianco
La pagina di assistenza di Google è insolitamente sincera su ciò che la funzione non può fare, e questi sono i limiti più importanti per una piccola attività:
- Vede solo ciò che le dai. Non può leggere tutto il foglio di calcolo né altri file in Drive. Se ometti l’intervallo, lavora solo sul prompt.
- Vengono generate solo le prime 350 celle IA selezionate alla volta. Gli elenchi più lunghi vanno fatti a blocchi.
- Ci sono limiti giornalieri. Se raggiungi il limite a lungo termine, aspetti circa 24 ore.
- Niente annulla. Puoi rigenerare, ma non tornare alla risposta precedente, quindi copia ciò che vuoi conservare.
- Non può stare dentro altre formule. Un SE che racchiude una chiamata IA, per esempio, non è supportato.
- I dati modificati non sempre si aggiornano. Se un prompt legge celle che poi cambiano, potresti dover fare clic su Aggiorna e inserisci da solo.
La lezione pratica: tratta le colonne IA come una prima passata, non come la risposta definitiva. Controlla dieci righe prima di agire su mille.
Quanto costa
La funzione richiede un piano Google Workspace idoneo con Gemini, oppure un piano Google AI. Google la offre anche ad alcuni account tramite il programma di test Google Workspace Experiments. Piani e limiti di IA inclusi cambiano spesso, quindi controlla la tua console di amministrazione o la tua pagina Google One invece di fidarti di qualsiasi cifra letta su un blog, compreso il nostro. Se paghi già Workspace per l’email aziendale, è molto probabile che tu ce l’abbia già senza costi aggiuntivi.
Se stai valutando se valga la pena passare a un piano superiore per le funzioni di IA, la nostra guida ai crediti e ai limiti d’uso dell’IA spiega come metterle a budget.
Come si confronta con le alternative
Potresti svolgere tutti e cinque i lavori sopra copiando le righe in ChatGPT o Claude. La differenza è l’attrito. La funzione IA tiene la risposta accanto ai dati, nella stessa riga, pronta da ordinare e filtrare. Per una domanda occasionale va bene un chatbot. Per qualcosa che fai ogni settimana su decine di righe, vince la colonna.
Per i lavori che devono partire in automatico, come etichettare ogni nuovo modulo appena arriva, una formula del foglio di calcolo è lo strumento sbagliato. Quello è il territorio delle piattaforme di automazione, di cui parliamo nel nostro confronto tra Zapier, Make e n8n.
Il verdetto
Se la tua attività gira su Google Sheets e paghi già Workspace, attivala oggi. Inizia dal sentiment delle recensioni o dallo smistamento della posta, perché entrambi sono a basso rischio e ripagano in pochi minuti. Tieni un occhio umano su tutto ciò che arriva a un cliente, e non lasciare mai che una cella presa dal web finisca in un preventivo o in una fattura senza aprirne la fonte.
Cosa metteresti nella tua prima colonna IA? Condividi il tuo prompt nei commenti.
