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Google Sheets 现在有了一个会“思考”的公式。在单元格里输入 =AI()，用平常的语言写一条指令，指向几个单元格，Gemini 就会填入答案：一段摘要、一个分类、一个情绪标签、一封邮件草稿，甚至是从 Google 搜索里查到的事实。对于整天泡在电子表格里的个体经营者来说，这是 Google 近来推出的最实用的 AI 功能，也是最容易用错的功能之一。
这篇评测会介绍 AI 函数能做什么、适合谁、它擅长的五项真实工作、它的短板，以及费用。
AI 函数到底是什么
根据 Google 官方帮助页面，语法很简单：=AI(“提示”, [可选范围])。你也可以输入 =Gemini()，效果相同。提示就是你的指令，范围就是你希望它读取的单元格。
Google 列出了它的五种用途：
- 生成文本，按每一行定制，比如一条回复或一句标语。
- 总结，把冗长的笔记或反馈压缩成一行。
- 分类，把条目归入你定义的组别。
- 情绪分析，也就是把文字标记为正面、负面或中性。
- 获取实时信息，来自 Google 搜索，并附带可查看的“来源”链接。
有一个细节让很多人意外：这个公式不会自动运行。你需要选中单元格，然后点击生成并插入。结果会写入单元格，而这次编辑在版本历史中会记在你的名下。这是个很好的设计，任何内容都不会在你不知情时被改动。
如果你的数据放在表格里，还可以使用在右侧插入 AI 列，它会在第一行设好公式，让你一次性填满整列。
谁应该关注
AI 函数瞄准的正是已经用 Sheets 管理生意的人：客户名单、订单记录、调查结果、导出的评价、潜在客户追踪表。如果你就是这样，它能省掉你在表格和聊天机器人之间反复复制粘贴的一大类工作。
如果你的记录放在会计软件或 CRM（客户关系管理软件，用来跟踪客户和交易）里，除非先导出到 Sheets，否则收益会小一些。如果你从没用过公式，先用一张十行的测试表练手，再用到重要的数据上。
它能为一人公司做好的五项工作
1. 整理杂乱的邮件导出
把客户邮件粘贴到 C 列，套用 Google 自己的示例写法：=AI(“将客户咨询归类为表扬、换货请求或退货请求。”, C2)。把分类换成你自己的，比如“报价请求、投诉、预约、垃圾邮件”。这样你就能按类型筛选，先回复能带来收入的邮件。
2. 一眼看懂客户评价
把你的 Google 或 Etsy 评价导出到表格，加一列情绪分析。然后再加第二列：=AI(“用不超过 12 个词说明这位客户具体喜欢或不喜欢什么？”, B2)。五十条评价就变成了一份清晰的清单，告诉你哪些要继续保持、哪些需要改进。
3. 批量起草个性化跟进消息
Google 的示例中有一个是为宠物寄养生意写的，用来为主人总结宠物上一次寄养的情况。同样的思路适用于任何服务。把客户姓名、服务和备注放在 A 到 C 列，试试 =AI(“为这位客户写一条两句话的感谢短信，提到所做的服务和备注中的一个细节。”, A2:C2)。每条消息仍由你亲自发送，但你是从草稿开始，而不是从空白屏幕开始。
4. 清理潜在客户名单
潜在客户填的职位常常是“老板/ceo/创始人哈哈”或“市场经理缩写”之类。加一列 =AI(“把这个职位改写成规范的标题格式，不超过四个词。”, D2)，就能把它们整理好，让你的邮件合并看起来不至于马虎。
5. 补充公开信息，但要谨慎
因为这个函数可以调用 Google 搜索，它能查到供应商所在城市或场地容量之类的信息。在相信任何来自网络的答案之前，一定要打开“来源”链接。原因我们在AI 幻觉入门指南里解释过，也就是 AI 说得很笃定、其实是编造出来的答案。
Google 明确列出的限制
Google 的帮助页面对这个函数做不到什么讲得格外坦白，以下是对小生意最重要的几点：
- 它只能看到你给它的内容。它无法读取整张表格，也无法读取 Drive 里的其他文件。如果不指定范围，它只根据提示工作。
- 一次只会生成前 350 个选中的 AI 单元格。更大的名单需要分批处理。
- 有每日用量限制。如果触及长期上限，需要等大约 24 小时。
- 无法撤销。你可以重新生成，但回不到之前的答案，所以想保留的内容要先复制。
- 不能嵌套在其他公式里。比如用 IF 包住一次 AI 调用，是不支持的。
- 数据变化后不一定自动刷新。如果提示引用的单元格后来改了，你可能需要自己点击“刷新并插入”。
实际的结论是：把 AI 列当作初稿，而不是最终答案。在对一千行采取行动之前，先抽查十行。
费用
这个函数需要符合条件、包含 Gemini 的 Google Workspace 方案，或者 Google AI 方案。Google 也通过 Google Workspace Experiments 测试计划向部分账户提供。方案和其中包含的 AI 用量经常变化，所以请查看你自己的管理控制台或 Google One 页面，而不是相信任何博客上的数字，包括我们的。如果你已经在为公司邮箱付费使用 Workspace，很可能现在就能免费使用它。
如果你在考虑是否值得为 AI 功能升级方案，我们关于 AI 额度和用量限制的指南会教你怎么做预算。
与其他方案相比如何
上面五项工作，你也可以把行复制到 ChatGPT 或 Claude 里完成。区别在于麻烦程度。AI 函数把答案放在数据旁边的同一行里，随时可以排序和筛选。偶尔问一个问题，用聊天机器人就够了。每周都要在几十行上重复做的事，用一列公式更胜一筹。
如果是需要自动运行的工作，比如每收到一份新表单就立即打标签，电子表格公式就不是合适的工具了。那是自动化平台的地盘，我们在 Zapier、Make 与 n8n 对比中做过介绍。
结论
如果你的生意靠 Google Sheets 运转，而且已经在付费使用 Workspace，今天就开启它。先从评价情绪分析或邮件分类开始，这两项风险低、几分钟就能见效。凡是要发给客户的内容，都要有人工把关；任何来自网络的单元格，在没打开来源核实之前，绝不能写进报价单或发票。
你的第一列 AI 会放什么？在评论区分享你的提示吧。
